NSFs nye dataløsninger – planer, aktiviteter, oppgaver

21.juni og 22.august 2016 ble det lagt ut et informasjonsskriv på skyting.no vedrørende NSFs nye dataløsninger. Vi hadde et meget bra arbeidsmøte mellom NIF IT og referansegruppen for nye dataløsninger den 06.september. Derfor kommer det her et nytt info-brev med mye oppdatert informasjon, men ikke minst ny informasjon og noen aktiviteter som kretser og lag må forberede seg på. Den nedsatte referansegruppen er blitt utvidet med Kjell Aarskog og Pål Kristiansen slik at den nå består av Lars Kanedal, Runar Berget, Kenneth Eikenes, Magnus Strømdal, Pål Kristiansen og Kjell Aarskog. I arbeidsmøtet 06.september deltok Kenneth, Magnus og Pål.

I arbeidsmøtet gikk NIF IT gjennom løsningen fra det å opprette stevner, godkjenne stevner, terminlister, påmelding fra skytter eller lag, mottak av resultatlister, rankinglister, klasseføringslister, osv. Det kom mange innspill som vi må ta høyde for, men også mange kommentarer på at dette kan bli bra.

NIF IT-løsningen

Fundamentet for løsningen er NIF IT sine løsninger. De fleste av oss vil gå på skyting.no, klikke på en link og komme til rett sted. Siden vi alle uansett skal inn i NIFs medlemsystem Min Idrett, mens alle klubbene skal inn i KlubbAdmin, kommer en kort forklaring på hvem (hvilken rolle) som vil arbeide i hvilken modul av NIF IT-systemene. Den enkelte skytter skal inn i Min Idrett både vedrørende sitt medlemskap i NIF og NSF, og når han/hun skal melde seg på stevner, se på terminlister, osv. Som arrangør eller godkjenner (av arrangement) skal du gå inn i SportsAdmin (en tredje modul) som gjør at vi kan styre tilgangsrettigheter på en god måte. Klubbene (altså på vegne av klubben) vil gå inn i KlubbAdmin. NSFs skreddersydde sider vil være tilpasset utseendet til hjemmesiden skyting.no.

Det er 4-5 personer fra NIF IT som jobber med oss nå med Kim Toftner som hovedkontakt. Fra NSF er hovedkontakter Dag Olav Rønning (administrasjonen) og Kenneth Eikenes (referansegruppen).

Stevneresultater og stevneløsninger

Som nevnt i info-brevet 22.august jobber vi med integrasjoner med Sandnes-systemet, Megalink og Leirdue.net. Når dette skrives er vi kommet lengst med Leirdue.net. Dessuten har vi «Mister Excel» -resultatlisten som NIF IT-løsningen har en mal på. Den MÅ brukes dersom det ikke er en automatisk opplasting fra et stevnesystem.

Terminlister 2017, åpning for påmeldinger for 2017

Alle følger den vante prosedyren for å sette opp stevner for 2017 ved å sende ønskede stevner via krets til fagkomite. Den nye løsningen skal benyttes fra og med 1.januar 2017. Vi har derfor besluttet følgende;

For at ikke alle må gjøre en dobbeltjobb, vil vi pr 30.november kl 24 ta ut terminlisten og punche den sentralt.
Det vil bli åpnet for påmeldinger for stevner i 2017 fra og med 15.desember 2016
Klubbene må innen 30.november via Klubb Admin sjekke alle opplysninger om sine medlemmer er korrekte inklusiv rett klassesetting pr 01.01.2017. Klubbene må legge inn klassesetting manuelt for 2017, mens dette blir automatisk fra 2018.

Opplæring & brukerstøtte

Det er alltid noen innkjøringsproblemer når et nytt IT-system settes i drift. Vi skal forberede oss så godt vi kan slik at de problemene blir så få som mulig. Vi har derfor besluttet følgende;

Det skal læres opp 1-2 superbrukere pr krets innen 18.oktober. Disse igjen skal kunne lære opp superbrukere i klubber og lag. Vi må ha navn på superbrukerne innen 30.september.
Superbrukerne vil kurses ca 15.oktober for å gi innspill til referansegruppen 18.oktober og de vil få minst et nytt kurs i siste halvdel av oktober.
Opplæringen vil skje via Webinar med Therese Togstad Berg fra NIF IT som kursleder.
Det vil sammen med NIF IT opprettes en brukerstøtte service for perioden medio november 2016 til april/mai 2017.

Noen systeminformasjoner

Når vi tar i bruk et nytt datasystem (eller et nytt hus eller ….) blir en del ting som før og andre ting blir annerledes. Så også for oss. Her er noen beslutninger vi har tatt;

  • Medlemsnummeret i NIF blir ditt unike ID-nummer, det må du alltid vite.
  • Vi vil legge til rette for et maskinelt startkort som du eller klubben kan generere og eventuelt skrive ut hvis du ønsker det på papir. Startkortet vil først og fremst inneholde ID-nummeret og basisopplysninger som ditt navn, klubb og klasse.
  • Stevnekoden blir et løpende arrangementsnummer. Det blir full søkbarhet i terminlisten på krets, distrikt, tidsperiode, type, osv osv.
  • Anleggsregisteret vil bli oppdatert og kvalitetssikret av klubbene så langt vi rekker til 30.11.
  • Påmeldingsdelen av NIF IT-løsningen vil i første omgang være for øvelser som går x antall skiver med y antall lag pr skytedag. Øvrige øvelser må bruke påmelding via andre løsninger.
  • NIF IT-løsningen gir mulighet for betaling ved påmelding. Denne setter vi ikke i drift 01.01.2017.
  • Dersom det er pistol og rifle i samme stevne, lages 2 stevner og påmeldingsmodulen benyttes ikke.
  • NIF IT har en excel-mal for resultater fra stevner. Denne skal alltid benyttes dersom det ikke automatisk opplasting fra et stevnesystem.
  • Internasjonale resultater oppnådd i åpne stevner som ønskes registrert pga. ranking, skal registreres av krets basert på innsendt dokumentasjon av skytteren (f.eks. resultatliste).
  • Når et stevne både er f.eks. åpent stevne, kretsmesterskap og distriktsmesterskap i ett stevne, opprettes 1 – ett – stevneresultat med 3 resultatlister. Det er stevneresultatet fra det åpne stevnet som teller på rankingen. Dersom annet gjelder, må dette oppdateres manuelt av krets.

Har du innspill eller spørsmål? Ta kontakt med Dag Olav Rønning i administrasjonen på e-post: dag.ronning @ skyting.no eller Håvard Larsen på e-post: mail @ havardlarsen.net.