NSFs nye dataløsning – klubbenes oppgaver

I dag, 3. oktober, har Skytterforbundets klubber fått tilsendt på e-post den følgende informasjonen om NSFs nye dataløsning.

*********

21.juni, 22.august og 10.september 2016 er det lagt ut informasjonsskriv på www.skyting.no  vedrørende NSFs nye dataløsninger.

Dere får nå informasjon om hvilke konkrete oppgaver klubbene må utføre:

1. Registrere e-postadresser på medlemmer. Frist: 17. oktober
2. Kontroller at klubbens medlemsregister er komplett og legg eventuelt inn nye medlemmer

1.Registrering av e-postadresser på medlemmer

Klubben må gå inn i NIFs medlemsregister KlubbAdmin (https://ka.nif.no/) og registrere e-post-adresse på flest mulig medlemmer. Medlemmene vil da få e-post fra Idrettsforbundet der de blir bedt om å gå inn på nettsiden Min Idrett (minidrett.nif.no) og godkjenne sine personopplysninger. Dette er nødvendig for at vi skal komme i gang med den nye dataløsningen for skytter-Norge. Dere kan se i KlubbAdmin hvilke av medlemmene som allerede er godkjent.
Alle klubber skal via leder eller annen tillitsvalgt ha tilgang til KlubbAdmin. Mangler klubben brukernavn/passord, kontakt NIFs support på 03615 eller support @ idrettsforbundet.no.

Aller viktigst er det å legge inn e-post for medlemmer med verv, medlemmer som er aktuelle som arrangementsansvarlige i 2017 og aktive medlemmer som deltar i konkurranser.

Klubber som ikke har registrert medlemmene sine hos NIF ennå, kan få hjelp til import fra NIFs support. Dette er et gratistilbud, og krever at klubben legger inn sine data i et standard regneark. Kontakt Support (telefon 03615 eller support @ idrettsforbundet.no) for mer informasjon.

Klubber som bruker andre medlemsløsninger enn KlubbAdmin
Så lenge klubben benytter et godkjent medlemssystem fra en leverandør som har integrasjonsavtale med NIF, så vil medlemsopplysninger automatisk oppdateres i NIFs register. Det som imidlertid IKKE oppdateres er informasjon om hovedklubb/sideklubb. Klubben MÅ derfor inn i KlubbAdmin og oppdatere opplysninger om hovedklubb/sideklubb. (Mer om hovedklubb/sideklubb nedenfor.)

2. Kontroller at medlemsregisteret er komplett og legg eventuelt inn nye medlemmer

Det er også viktig at dere kontrollerer at klubbens medlemsregister i KlubbAdmin er komplett og at nye medlemmer legges inn, med e-post om mulig.
Når dere skal kontrollere medlemsregisteret, må dere være oppmerksom på følgende:

Medlemskap i klubb/gruppe
Alle idrettslag i NIF består av en klubb, som er knyttet til idrettsråd, idrettskrets og NIF sentralt, og en eller flere grupper, som er knyttet til særkrets og særforbund. Denne ordningen er tilpasset de tradisjonelle idrettslagene, som består av en moderklubb med grupper for fotball, ski, turn osv., men også klubbene med en idrett på programmet, slik de aller fleste i Skytterforbundet er bygd opp. I praksis vil klubb og gruppe på de fleste områder være samme organisasjon, og de vil ha lik pålogging til KlubbAdmin, En klubb vil typisk har et navn som «Storbygda Sportsskytterklubb», men gruppa vil hete «Storbygda Sportsskytterklubb – Skyting». Dere ser i feltet opp til høyre i KlubbAdmin-skjermbildet om dere er logget på som klubb eller gruppe.

Et medlem kan være medlem i klubben uten å være medlem i gruppa, men omvendt er ikke mulig. Det er imidlertid først når skytteren er knyttet til gruppa at han/hun blir regnes som aktivt medlem i Skytterforbundet. Vi vet at en del klubber har registrert medlemmer bare i klubb (ikke i gruppe). Dere kan kontrollere dette ved å logge dere på som klubb og deretter som gruppe, hente ut medlemslister fra begge nivåer, og sammenlikne dem.

Hvis dere har klubbmedlemmer som mangler i gruppa, kan dere på klubbnivå huke av for de det gjelder, velge «Plasser i utvalg», klikke «Endre» under «Medlemsutvalg» i boksen som kommer opp, og så velge riktig gren (om det er mer enn en å velge mellom), og deretter «Lagre».

Hovedklubb/sideklubb
Hvis klubben har medlemmer som har en annen klubb som hovedklubb, dvs. at de konkurrerer for eller er mest aktiv i denne andre klubben, må dette registreres i KlubbAdmin. For å gjøre dette, må dere klikke på navnet til skytteren, klikke «Detaljer/Endre» i boksen som kommer opp og i det vinduet som åpnes, finne fram til «Sideklubb» under «Medlemsdetaljer» og huke av.