Personvernerklæring
Siste versjon: 2. mai 2023
Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Norges Skytterforbund, heretter «særforbundet», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).
Særforbundet ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles. Det daglige ansvaret er delegert til særforbundets generalsekretær. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom særforbundet og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
1. Vår bruk av personopplysninger
Særforbundet samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra Idrettens sentrale database (ISD), men i noen tilfeller henter vi også opplysninger direkte fra medlemmer selv eller tredjepart. Tredjepart kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.
2. Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i særforbundet som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor særforbundet.
Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i Idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte særforbundet, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.
3. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere særforbundets virksomhet. Opplysninger vi behandler er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, roller og verv, kurs/kompetanse og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.
I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser.
På våre nettsider finnes ulike digitale annonser. Annonseplattformen leveres av Dynamic Elements Markets AS og deres underleverandør Adnuntius AS. Informasjon om bruken av annonser lagres i informasjonskapsler på tilsvarende måte som ved bruk av våre nettsider. Informasjonskapselen slettes automatisk etter 30 dager og formålet er å kunne generere statistikk over besøk på annonseplattformen. Lagring og bruk av informasjonskapslene krever at den besøkende er informert og har akseptert dette. Du kan enkelt gå inn å godta/avslå bruk av informasjonskapsler på annonseplattformen her:
Jeg aksepter bruk av informasjonskapsler på annonseplattformen
eller
Jeg aksepterer ikke bruk av informasjonskapsler på annonseplattformen
Mer detaljert informasjon om hva som lagres i informasjonskapslene kan du lese her: Data Processing Agreement — Adnuntius
4. Grunnlag for behandlingen
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i særforbundet er først og fremst knyttet til medlemsavtalen du har med ditt idrettslag, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.
For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av særforbundets virksomhet, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor særforbundet.
Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.
5. Lagring av personopplysningene og sletting
Norges Skytterforbund har etablert en digital løsning for stevner, resultat og klasseføring kalt SkytterAdmin.
Personopplysningene i SkytterAdmin hentes hovedsaklig fra Idrettens sentrale database. For medlemmer i klubber som bruker Rubic Medlem som medlemssystem hentes personopplysningene direkte derfra. Personopplysningene i SkytterAdmin lagres på en server hos Rubic/Webhuset som er lokalisert i Irland og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU-stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern. Se SkytterAdmins egne personvernerklæring for mer informasjon (under utarbeidelse).
Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.nif.no.
Særforbundet sletter de personopplysninger vi selv samler inn uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode.
6. Dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor særforbundet i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene, vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til særforbundet på e-post: nsf @ skyting.no.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene om deg som vi har tilgang til, vises ved innlogging på MinIdrett.
Retting: Du kan i de fleste tilfeller foreta rettinger av personopplysninger ved innlogging på MinIdrett. Dersom det er opplysninger du ikke selv kan rette i MinIdrett og som du mener ikke er riktige (f.eks. kompetansebevis eller verv), kan du når som helst be om at vi retter dette.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til særforbundet, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker, så fremt dette er teknisk mulig.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på e-post: nsf @ skyting.no
7. Endringer i vår personvernerklæring
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen, vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden. En modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.